Postfächer laufen über, Informationen liegen in mehreren Systemen, und für jede Ausnahme gibt es eine eigene Liste. Gleichzeitig fehlen Fachkräfte, und Eigentümer, Mieter und Investoren erwarten schnelle, nachvollziehbare Antworten.
Die naheliegende Antwort ist ein weiteres Werkzeug. Meistens liegt das Problem aber im Ablauf selbst: zu viele Übergaben, unklare Zuständigkeiten, Daten, die mehrfach erfasst werden. Wer das zuerst ordnet, braucht danach oft weniger Software als gedacht.
Die Beispiele stammen aus der Verwaltungspraxis: welche Abläufe sich mit wenig Aufwand umbauen lassen und wo Digitalisierung zu früh ansetzt.